Прошло четыре года с тех пор, как я начал создавать monobudget, который вошел в ТОП-20 финансовых приложений в Украинском App Store и был номинирован на статус-звание «Вибір Країни» 2024, параллельно с основной работой в сфере технологий. В течение первого года я буквально просыпался в тревоге, потому что думал, что нет шансов успеть сделать все за 16 часов, которые я был бодрствующим. Но с тех пор я научился нескольким приемам, и в этом посте я поделюсь восемью советами по управлению временем, которые действительно помогают мне справляться с делами. Итак, как управлять своим временем и все успевать?
1. Создайте «божественный обзор»
Звучит грандиозно, но послушайте. Если вы увлекаетесь саморазвитием, то, вероятно, у вас есть трекер бюджета. Записывая свои расходы и доходы каждый месяц, вы можете отслеживать, как ключевые показатели, такие как ваши расходы и чистая стоимость, меняются со временем. Этот целостный «божественный обзор» ваших личных финансов легко доступен; я слежу за ним в монобаджете. Он дает четкое представление о моей финансовой ситуации и, что наиболее важно, помогает мне выявлять проблемы и потенциальные риски.
Те же преимущества распространяются на работу и мой побочный проект. На работе у меня есть папка закладок с ссылками на панели инструментов и таблицы, которые отслеживают производительность моих проектов. Это может быть что-то простое, как использование функции SUMIF, чтобы автоматически обновлять общее число, когда основной набор данных обновляется. Я просматриваю это раз в неделю, и если есть проблема, я точно знаю, куда смотреть. Идея заключается в том, что, потратив немного времени на создание «божественного обзора» для какой-то области вашей жизни, вы получите огромную экономию времени в долгосрочной перспективе, потому что вам не нужно будет повторно выполнять ручные вычисления каждый раз.
2. Используйте чек-листы
Если вы сталкивались с «Чеклистом Манифеста» или видео о «Суть минимализма» от Мэтта Д’Авеллы, то знаете, что эксперты в разных областях, от врачей до пилотов и генеральных директоров, полагаются на этот предельно простой прием — создание чек-листов для экономии времени и значительного снижения ошибок. Хотя Мэтт технически прав, когда утверждает, что на самом деле можно создать чек-лист для всего, вот три чек-листа, которые я внедрил в свою жизнь, и которые оказали наибольшее влияние.
Первый — это часть моей утренней рутины. Я нажимаю кнопку «Новый день» в своем ежедневном планировщике Notion, чтобы сгенерировать шесть неотъемлемых задач, которые настраивают меня на успех в течение дня. Например, многие зрители удивляются, что я все еще отвечаю на комментарии к видео, которые я сделал два года назад. Это потому, что я буквально не позволяю себе переходить к следующей задаче, пока не отвечу на комментарии своих подписчиков.
На работе у меня есть план на предстоящую неделю с чек-листом, который напоминает мне подтвердить все встречи на этой неделе, просмотреть статус текущих проектов и написать свои недельные заметки. Для каждого видео, которое я загружал на свой канал YouTube (это 145-е видео), я следовал чек-листу, чтобы убедиться, что мои зрители получают последовательный и, надеюсь, качественный контент. Если вы все еще не уверены, начните делать это для чего-то, что вам важно. Если вы любите путешествовать, создайте чек-лист для упаковки — это уберет все неопределенности и сделает почти невозможным забыть что-то важное.
3. Применяйте «анти-Макдональдс привычку»
Это прямое упоминание привычки «Макдональдс», популяризованной Али Абдаллом и Мэтью Диксом, которая гласит, что стоит использовать любое свободное время. Если вы ждете кого-то в «Макдональдсе» 7 минут, то это 7 минут работы, которую вы можете сделать. Теперь я люблю Али, он мой друг, так что, пожалуйста, не обижайтесь, если вы это читаете, Али. Но согласно Эндрю Хуберману, 99% людей нуждаются в 2-5 минутном переходном периоде между задачами для оптимальной производительности.
Поэтому мое личное уточнение к привычке «Макдональдс» — это различие между высокоумственными задачами, такими как креативная работа или глубокое сосредоточение, и низкофокусными задачами, такими как обработка электронной почты и ответы на сообщения. Например, когда у меня есть встречи одна за другой, и одна из них заканчивается за 5-10 минут до времени, я точно не буду работать над стратегической презентацией, чтобы не потерять нить мысли, когда начнется следующая встреча. Но электронные письма и сообщения достаточно неважны, чтобы я был в порядке, если меня отвлекут на полпути.
4. Используйте рабочий процесс «нулевого почтового ящика»
Рабочий процесс «нулевого почтового ящика» стал самым значительным изменением в моей производительности и многих других. Это золотой стандарт управления почтовым ящиком, и сам процесс был популяризирован экс-гуглером и автором книги «Сделай время» Джейком Нэппом. Вы, по сути, следуете набору правил или чек-листу, обрабатывая электронные письма. Начинайте с самых старых писем и продвигайтесь вверх. Для писем, по которым можно принять меры в течение 2 минут, занимайтесь ими немедленно и архивируйте. Для писем, требующих более 2 минут действий, добавьте метку «отслеживание» для писем, по которым действие делегируется кому-то другому, но вы все равно несете ответственность за результат. Добавьте метку «ожидание» для писем, на которые нужно периодически ссылаться, и добавьте метку «архив», если все остальные письма могут и должны быть архивированы.
Этот рабочий процесс обеспечивает то, что вы никогда не забываете о важном письме и очищает ваш почтовый ящик от отвлекающих писем, с которыми вы уже справились. У меня есть уроки как для Gmail, так и для Outlook, так что ознакомьтесь с ними. Ответ на вопрос как управлять своим временем становится яснее.
5. Применяйте правило «80/20»
Быстрый поиск на тему лучшей утренней рутины заставит вас поверить, что вам нужно вставать в 6, заниматься спортом, растягиваться, принимать холодный душ, медитировать, пройти 10 000 шагов, планировать свой день, вести дневник и все это успеть сделать к 6:15, чтобы быть продуктивным. Нет. То, что на самом деле работает, — это объединение правила 80/20, которое гласит, что 80% результатов приходят от 20% усилий, с ключевым выводом из «Атомных привычек», что одно небольшое изменение в течение длительного времени приводит к массовому воздействию.
На практике это означает, что я сначала устанавливаю верхний предел времени для своей утренней рутины — максимум 45 минут, блокируя это в своем календаре. Затем я провожу эксперимент, комбинируя привычки, к которым могу последовательно придерживаться. Для меня это 10-минутная растяжка, потому что физическое здоровье для меня является высшим приоритетом, обычная процедура по уходу за кожей, чтобы выглядеть хорошо для вас, ребята, просмотр цитат и словарного запаса, которые я сохранил в Readwise, и планирование своего дня в Notion.
По той же логике я перестал переживать по поводу поиска лучшего приложения или инструмента. Например, я хочу следить за последними событиями в области ИИ, и я с гораздо большей вероятностью достигну этой цели, читая один информационный бюллетень по ИИ, а не подписываясь на 10 и в итоге не читая ни один из них, потому что это подавляет.
6. Задавайте намеренные вопросы
Нет сомнений в том, что ChatGPT и Google Bard имеют огромный потенциал помочь нам сэкономить время и повысить продуктивность, но они также могут быть подавляющими и неэффективными, если вы не определите соответствующие случаи использования, которые применимы к вам. Представьте два сценария. В сценарии А я говорю вам, что теперь вы можете использовать Bard, чтобы помочь вам забронировать рейсы, отели, искать видео на YouTube и получать доступ к документам в Drive — что тоже правда. В сценарии Б я говорю вам, что, напечатав @Gmail, вы можете попросить Bard подвести итоги всех непрочитанных писем каждое утро. Какой сценарий, по вашему мнению, более вероятно, заставит вас действовать? Вероятно, сценарий Б, потому что он конкретный и актуальный.
Поэтому вместо того, чтобы перегружать себя постами в Twitter и журналами, задавайте конкретные намеренные вопросы, чтобы извлечь максимальную пользу из вашего времени. Задайте себе вопрос «почему» и проясните, чего вы действительно хотите достичь. Таким образом, ваши действия будут более точными и, следовательно, более эффективными.
7. Делегируйте задачи и автоматизируйте их
Иногда вам нужно разорвать старую привычку, чтобы получить новое — это правильно, и это не происходит в одночасье. Поэтому я всегда использую метод для нахождения возможностей для делегирования и автоматизации. Как это работает? На работе я создаю 2 списка: один для делегирования и один для автоматизации. Для задач, которые я делегирую, я пытаюсь найти людей, которые могут взять на себя ответственность за выполнение этой задачи, и если это возможно, я это делаю. Для задач, которые я автоматизирую, я смотрю на возможные инструменты, которые могли бы помочь. Например, я использую Zapier, чтобы автоматизировать процессы — и даже просто имея табличный процессор для создания вашего рабочего процесса и списка задач, вы сможете лучше отслеживать это и работать в заданном режиме.
Эти два списка служат в качестве модуля и конкретного примера возможностей для вашего рабочего процесса. Кроме того, ваши привычки могут пересекаться, и вы можете идентифицировать несколько задач, которые вы хотите делегировать, и одновременно автоматизировать.
8. Знайте свои «золотые часы»
И последнее, но не менее важное в вопросе как управлять своим временем и все успевать. По сути, вам нужно знать, когда вы наиболее продуктивны. В целом, это период с 11:00 до 15:00. Этот период соответствует вашему биоритму, когда ваш уровень энергии и концентрации на своем пике. Если вы умеете распределять свои дела на это время, вы значительно увеличите свою продуктивность. Также хорошая практика — составить расписание работы, которое было бы интуитивным, и организовать дни по методологии: «заботиться о себе, работать над проектом, общаться с клиентами, проводить встречи, обрабатывать электронные письма».
Надеюсь, как управлять своим временем и все успевать больше не вопрос.